Les preuves à conserver en cas de contrôle lié au Décret Tertiaire pour vous mettre facilement en conformité

Conformité au Décret Tertiaire, déclaration OPERAT, audit énergétique tertiaire… Les obligations ne se limitent pas à transmettre des données une fois par an. En cas de contrôle administratif, votre organisation doit produire un dossier de preuves solide et structuré. Depuis son entrée en vigueur en octobre 2019, le Décret Tertiaire impose à tout propriétaire ou occupant d’un bâtiment tertiaire de plus de 1 000 m² de réduire ses consommations énergétiques : −40 % en 2030, −50 % en 2040, −60 % en 2050 par rapport à une année de référence. La déclaration annuelle sur la plateforme OPERAT, gérée par l’ADEME, est la pièce maîtresse de ce dispositif. Pourtant, déclarer ne suffit pas. L’administration peut, à tout moment, exiger que vous justifiiez chiffre par chiffre les données transmises. Dans cet article, découvrez les preuves à conserver en cas de contrôle lié au Décret Tertiaire et comment vous pouvez facilement respecter la réglementation en étant rigoureux dans la conservation des documents.

Preuves à conserver en cas de contrôle lié au Décret Tertiaire : qui peut vous contrôler et à quel moment ?

Le cadre réglementaire du Décret Tertiaire s’appuie sur l’article L. 174-1 du Code de la construction et de l’habitation, précisé par le décret n° 2019-771 du 23 juillet 2019. Les contrôles sont conduits par le préfet de département, assisté le cas échéant par l’ADEME ou la DRIEAT (Direction Régionale et Interdépartementale de l’Environnement, de l’Aménagement et des Transports).

Trois mécanismes de vérification coexistent :

• Les contrôles annuels sur OPERAT : la plateforme détecte automatiquement les déclarations manquantes ou incohérentes.
• Les campagnes de vérification aléatoires : des campagnes ciblées peuvent être déclenchées chaque année pour un échantillon d’assujettis.
• Les vérifications décennales : aux grandes échéances (2031, 2041, 2051), les autorités contrôleront si les objectifs réglementaires sont atteints par rapport à l’année de référence.

En cas d’absence non justifiée de déclaration, le préfet adresse une mise en demeure avec un délai de régularisation de trois mois. Passé ce délai, les sanctions peuvent atteindre 1 500 € pour une personne physique et 7 500 € pour une personne morale, auxquelles s’ajoute la publication des manquements.

Preuves à conserver en cas de contrôle lié au Décret Tertiaire : les 5 catégories de documents à archiver

Les justificatifs de consommation énergétique

C’est la pièce centrale du dossier. Pour chaque bâtiment assujetti et chaque type d’énergie (électricité, gaz naturel, réseau de chaleur, fioul, etc.), nous vous conseillons d’archiver :

• Les factures annuelles détaillées mentionnant les kWh consommés et les périodes de facturation.
• Les relevés de compteurs et données télérelevées, horodatés.
• Les historiques de consommation fournis par les gestionnaires de réseaux (Enedis, GRDF…), récupérables sur demande pour les trois dernières années en cas de perte des factures originales.

Ces données sont comparées, lors de tout contrôle, aux valeurs déclarées sur OPERAT. Tout écart significatif est susceptible de déclencher une procédure de correction, voire la recalculation automatique de votre année de référence sur une période moins favorable.

Les documents de surface et d’activité

Le Décret Tertiaire repose sur l’intensité d’usage des locaux. L’administration peut vérifier que la surface déclarée et le type d’activité correspondent à la réalité du site. Conservez :

• Les plans architecturaux à jour, avec les surfaces de plancher par zone d’usage.
• Les baux commerciaux précisant l’activité exercée dans chaque local.
• Un tableau de répartition des surfaces par type d’activité, indispensable pour les bâtiments à usage mixte (bureaux + commerces, par exemple).
• Les extraits Kbis, déclarations URSSAF ou INSEE confirmant la nature de l’activité pour les occupants locataires.

Si la surface évolue (extension, restructuration, changement d’usage), les nouveaux justificatifs doivent être intégrés immédiatement dans le dossier, accompagnés d’une mise à jour de la déclaration sur OPERAT.

Les preuves des actions de performance énergétique

La conformité ne se résume pas à des chiffres de consommation. Elle repose aussi sur la démonstration des efforts engagés. Archivez l’ensemble des preuves de travaux et d’actions d’efficacité énergétique réalisés :

• Devis, bons de commande et factures d’entreprises pour les travaux sur l’enveloppe du bâtiment (isolation, menuiseries), les systèmes CVC (Chauffage, Ventilation, Climatisation) et l’éclairage.
• Rapports d’audit énergétique et études thermiques réalisés par des professionnels qualifiés.
• Attestations ou fiches de synthèse des démarches de sobriété (plans de gestion des usages, paramétrage GTB/GTC).
• Justificatifs liés à l’autoproduction et à l’autoconsommation d’énergies renouvelables le cas échéant.

Ces documents permettent de défendre votre trajectoire de réduction en démontrant que des actions concrètes ont bien été engagées, même si l’objectif n’est pas encore atteint.

Les attestations et exports OPERAT

La plateforme OPERAT génère, à chaque déclaration validée, une attestation numérique annuelle qui matérialise votre statut de conformité. Ce document doit impérativement être :

• Téléchargé et archivé dès validation, avec la date et le numéro de déclaration.
• Affiché dans le bâtiment concerné (obligation réglementaire issue du décret n° 2019-771), à un endroit visible et accessible.
• Complété par les captures d’écran horodatées de chaque session de déclaration et les accusés de réception générés par la plateforme.

Conservez également l’ensemble des échanges écrits avec l’ADEME (emails, courriers de demande de modulation, confirmations). Ces correspondances font partie intégrante du dossier de conformité.

Les documents contractuels et de gouvernance interne

Lorsqu’un prestataire externe (bureau d’études, mandataire OPERAT, logiciel de pilotage énergétique) gère tout ou partie de vos déclarations, la responsabilité documentaire ne lui incombe pas seule. Vous devez détenir :

• Le contrat de prestation précisant les responsabilités respectives et les engagements de fiabilité des données.
• Les livrables remis par le prestataire (rapports, exports de données, copies des déclarations effectuées).
• La désignation interne d’un référent énergie ou d’un responsable OPERAT, formalisée par une note de service ou délégation de signature.

Preuves à conserver en cas de contrôle lié au Décret Tertiaire : combien de temps devrais-je les garder ?

La durée de conservation recommandée est d’au moins 10 ans, afin de couvrir les vérifications décennales liées aux échéances 2030, 2040 et 2050 du dispositif.

Cette durée est cohérente avec la nature des contrôles différés propres au Décret Tertiaire. Un contrôle portant sur l’atteinte de l’objectif 2030 pourra intervenir en 2031 ou après, sur des données remontant à 2010 pour l’année de référence.

Preuves à conserver en cas de contrôle lié au Décret Tertiaire : comment organiser un dossier de conformité opposable

Un dossier bien structuré transforme une défense réactive en démonstration proactive. Découvrons ensemble la check-list pour que votre registre de conformité tertiaire soit efficace :

• Factures et relevés de consommation par énergie et par site (année de référence + chaque année déclarée).
• Plans de surface à jour + tableau de répartition des activités.
• Baux et justificatifs d’activité des occupants.
• Rapports d’audit énergétique et études thermiques.
• Factures de travaux CVC, isolation, éclairage, ENR.
• Attestations OPERAT téléchargées + captures d’écran horodatées.
• Échanges avec l’ADEME (modulations, demandes d’exonération, confirmations.
• Contrats de prestataires et livrables associés.
• Note de désignation du référent énergie interne.

Nous vous recommandons d’organiser ce dossier par site et par année, en version numérique sécurisée (avec sauvegarde) et en version physique pour les documents originaux à haute valeur probatoire.

Preuves en cas de contrôle lié au Décret Tertiaire : Lowit, la traçabilité documentaire intégrée dans votre pilotage énergétique

Constituer et maintenir ce dossier de conformité demande une rigueur organisationnelle que peu de structures tertiaires ont naturellement mise en place. C’est précisément pourquoi Lowit a intégré un module Décret Tertiaire qui centralise la gestion de vos sites assujettis, le suivi des consommations, la construction du plan d’action et la déclaration sur OPERAT (directement depuis la plateforme).

Grâce à l’outil Lowit, vous disposez à tout moment d’un reporting structuré, des exports nécessaires aux contrôles et d’une vision consolidée de votre trajectoire de performance énergétique pour l’ensemble de votre patrimoine tertiaire.

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Sources :

Légifrance — Décret n° 2019-771 du 23 juillet 2019 relatif aux obligations d’actions de réduction de la consommation d’énergie finale dans des bâtiments à usage tertiaire

ADEME / OPERAT — Plateforme OPERAT (Observatoire de la Performance Énergétique, de la Rénovation et des Actions du Tertiaire)

Service-public.fr — Réduction des consommations énergétiques des bâtiments tertiaires

Ministère de la Transition écologique — Dispositif Éco Énergie Tertiaire